Project management

PROJECT MANAGEMENT · METODO, NON IMPROVVISAZIONE

Un progetto finanziato si governa con quattro numeri

Struttura, tempo, costo, rischio. Chi li tiene sotto controllo arriva al saldo; chi li scopre alla fine scrive relazioni per giustificare gli scostamenti. Qui sotto ci sono gli strumenti con cui li governiamo, non le parole per raccontarli.

01StrutturaWBS e pacchetti di lavoro
02Tempocronoprogramma e percorso critico
03Costobudget e valore realizzato
04Rischioregistro e matrice di valutazione

La struttura

WBS · WORK BREAKDOWN STRUCTURE

Prima del calendario e prima del budget si scompone il lavoro. Se un’attività non sta nella struttura, non esiste: non ha responsabile, non ha costo, non si rendiconta.

PROGETTO
WP 1Gestione e coordinamentoTRASVERSALE
  • atto di avvio e perimetro
  • ruoli e responsabilità
  • monitoraggio e rendicontazione
WP 2Analisi e requisiti
  • stato dell’arte e vincoli
  • specifiche e criteri di accettazione
  • piano delle verifiche
WP 3Realizzazione
  • pacchetti operativi
  • prodotti da rilasciare
  • controllo in corso d’opera
WP 4Validazione e collaudo
  • prove e misure
  • collaudo e accettazione
  • documentazione tecnica
WP 5Comunicazione e disseminazioneTRASVERSALE
  • piano di comunicazione
  • materiali e canali
  • eventi e pubblicazioni
Regola del 100%. La somma dei pacchetti deve coprire tutto il progetto e nulla di più: niente attività fuori struttura, niente doppioni. Gestione e comunicazione sono trasversali: corrono per tutta la durata e non hanno una collocazione temporale propria. È la verifica che facciamo prima di scrivere una sola data.

Il tempo

CRONOPROGRAMMA · PERCORSO CRITICO

Non tutte le attività pesano uguale. Quelle in rosso non hanno margine: se slittano di un giorno, slitta il progetto. Sono quelle che guardiamo ogni settimana.

M1
M2
M3
M4
M5
M6
M7
M8
M9
M10
M11
M12
Avvio e governance
CRITICA
Progettazione esecutiva
CRITICA
Approvvigionamenti
margine 2 mesi
Realizzazione
CRITICA
Comunicazione
trasversale
Collaudo e validazione
CRITICA
Rendicontazione e saldo
CRITICA
Avvio e governanceM1 - M2
Progettazione esecutivaM3 - M5
ApprovvigionamentiM4 - M6
RealizzazioneM6 - M9
ComunicazioneM2 - M11
Collaudo e validazioneM10 - M11
Rendicontazione e saldoM11 - M12
attività critica, margine zero attività con margine traguardo verificabile data di stato
Schema di lettura, non un progetto reale. La catena rossa è il percorso critico: la sequenza più lunga fra avvio e saldo. Ogni traguardo è un fatto dimostrabile con un documento, non una percentuale dichiarata a voce.

Il costo

VALORE REALIZZATO · EARNED VALUE

"Abbiamo speso il 60% del budget" non dice niente. La domanda è: quanto lavoro abbiamo davvero prodotto con quella spesa. Tre curve rispondono in un colpo d’occhio.

0 100% AVANZAMENTO TEMPO DATA DI STATO valore pianificato valore realizzato costo effettivo
LAVORO PRODOTTOEVquanto lavoro è stato prodotto, misurato sui prodotti accettati.
LAVORO PREVISTOPVquanto ne era previsto alla data di stato dal piano approvato.
INDICE DEI TEMPISPIsotto 1 il progetto è in ritardo rispetto al piano: si agisce subito.
INDICE DEI COSTICPIsotto 1 il lavoro costa più del previsto: si rivede la stima a finire.
Perché serve. Nel disegno la curva rossa del costo corre sopra quella verde del lavoro prodotto: si sta spendendo più di quanto si stia realizzando. Con questa lettura lo si vede alla data di stato e non a fine progetto, quando non c’è più niente da correggere.

Il rischio

MATRICE PROBABILITÀ · IMPATTO

Un rischio scritto in un registro è un rischio che qualcuno sorveglia. Ogni voce ha un responsabile, una soglia e una contromossa decisa prima, non durante.

PROBABILITÀ
molto alta
alta
R1
media
R2
bassa
R3
molto bassa
R4
trascurabilelievemoderatogravecritico
IMPATTO
  • R1Ritardo nei tempi autorizzativi. Contromossa: attività parallele avviate in anticipo e richieste presentate con margine.
  • R2Indisponibilità di un fornitore critico. Contromossa: secondo fornitore qualificato prima dell’ordine.
  • R3Spesa non ammissibile a rendiconto. Contromossa: verifica preventiva su ogni voce dubbia, per iscritto.
  • R4Cambio di referente nel partenariato. Contromossa: documentazione condivisa e verbali, non conoscenza nelle teste.
Cinque per cinque. Probabilità per impatto: la zona rossa non si accetta, si riduce. Il registro dei rischi si aggiorna a ogni rapporto di monitoraggio, non una volta in fase di candidatura.

Che cosa resta in mano al cliente

Documenti, non riunioni. Ognuno di questi è ciò che serve a un controllo o a un ente per capire lo stato del progetto senza chiamare nessuno.

Atto di avvioPerimetro, obiettivi, ruoli e responsabilità approvati.
WBS e piano di lavoroStruttura, pacchetti, prodotti e criteri di accettazione.
CronoprogrammaAttività, dipendenze, traguardi e percorso critico.
Budget per voceCosti per pacchetto e per categoria di spesa ammissibile.
Registro dei rischiValutazione, responsabile, soglia e contromossa.
Rapporti di monitoraggioAvanzamento, indicatori, scostamenti e azioni correttive.
Fascicolo di rendicontazioneGiustificativi ordinati e quadrati con il budget approvato.
ChiusuraVerbali, prodotti accettati, domanda di saldo e lezioni apprese.
Avete un progetto in corso che non sapete se è in ritardo?
Con il piano approvato e le spese sostenute alla mano si risponde in poche ore. Se serve, prendiamo in carico la gestione da subito.
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